Dies sind einige der häufigsten Fragen bei einem Bewerbungsgespräch für einen Assistenten oder Sekretär, mögliche Antworten auf diese Fragen und einige allgemeine Hinweise.
Verwaltungsassistent: häufige Fragen und Antworten
- Welche Computerprogramme haben Sie in Ihren früheren Jobs verwendet und mit welchen fühlen Sie sich am wohlsten? Die Wahrheit ist, dass ich mich sehr wohl fühle mit Word, PowerPoint, Outlook und Excel. Ich habe einige Erfahrung mit MS Access, aber ich werde mich nicht als Experte betrachten. Mit den anderen genannten Programmen konnte ich jedoch Präsentationen, Dokumente und Tabellen vorbereiten. Außerdem kann ich die E-Mails mehrerer Konten verwalten und Kalender in Outlook organisieren. Um dies zu beweisen, habe ich das Microsoft Office 2010 Advanced User Certificate.
- Hast du irgendwelche Erfahrung damit, andere Leute im Büro zu beaufsichtigen? In meinem letzten Job war ich verantwortlich für die Ausbildung der Studenten, die Praktika in unserem Unternehmen absolviert haben. Drei Monate lang war ich dafür verantwortlich, ihnen alle administrativen Prozesse beizubringen und alle Fragen zu beantworten, die sie hatten. Außerdem wurden ihnen mehrere tägliche Aufgaben zugewiesen, um zu sehen, wie sie funktionierten. Am Ende war ich dafür verantwortlich, die Bewertung jedes einzelnen abzuschließen.
- Wie gehst du mit Situationen um, in denen dein Chef gestresst ist und unter viel Druck steht? Ich versuche, dass der Stress und der Druck meines Chefs meine Produktivität nicht beeinträchtigt, ich versuche die Situation zu beruhigen und meinem Vorgesetzten zu zeigen, dass er auf mich zählen kann, um jedes Problem zu lösen. In diesen Situationen tendiere ich dazu, proaktiv zu sein und meinem Vorgesetzten einige Lösungen anzubieten, die ich vielleicht nicht berücksichtigt habe.
- Bevorzugen Sie es, in einer Teamumgebung zu arbeiten oder wo die totale Unabhängigkeit jedes Mitarbeiters respektiert wird? Ich habe mich in den Positionen, die ich hatte, immer als Teil des Teams gefühlt. Wenn ich mich hinsetzen muss, um meine Aufgaben auf unabhängige Weise zu erledigen, mache ich das ohne Probleme, aber ich arbeite gerne mit den anderen Mitgliedern des Büros zusammen, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen.
- Was erwarten Sie von Ihrem Vorgesetzten? Von meinem Vorgesetzten erwarte ich Respekt, herausfordernde Aufgaben und Teamfähigkeit. Von meinem Vorgesetzten warte ich nicht darauf, dass jemand mir Papiere in mein Gesicht wirft, mich nach Dingen fragt, ohne mir in die Augen zu schauen oder mich wie ein Sklave fühlen zu lassen. Ich kenne den Wert, den ich einem Team bringen kann, und ich hoffe, dass ich mit dem Respekt behandelt werde, den jeder verdient. Außerdem möchte ich, dass mein Vorgesetzter meinen Fähigkeiten vertraut, mir herausfordernde Aufgaben überträgt und mich als Teil des Teamerfolgs sieht.
- Was ist deine größte Fähigkeit und wie erwartest du sie in dieser Arbeit zu verwenden? Meine größte Fähigkeit ist die Fähigkeit, mich auf natürliche, produktive und entspannte Weise mit Menschen zu verbinden. Ich würde diese Fähigkeit nutzen, um immer zu versuchen, den Erwartungen meines Vorgesetzten einen Schritt voraus zu sein. Wenn du etwas entwirfst, das du brauchst, habe ich es vielleicht schon bereit und bereit zu liefern.
- Was ist deine größte Schwäche? Meine größte Schwäche war immer der technische Teil der Arbeit, die Computerprogramme und die Bedienung der Computer. Deshalb habe ich im vergangenen Jahr beschlossen, meine Angst zu besiegen und das Microsoft-Zertifikat zu bekommen, das ich bereits erwähnt habe. Obwohl ich erkenne, dass ich kein Computer-Nerd bin, habe ich zumindest das Niveau, das erforderlich ist, um eine mir zugewiesene Aufgabe zu erfüllen.
- Haben Sie ein Problem mit dem Empfangstelefon, den Personen, die das Büro betreten, und den Aufgaben am Computer? Natürlich nicht. Eine der Tugenden einer guten Verwaltung ist es zu wissen, wie man den verschiedenen Funktionen, die benötigt werden, nachkommt. Ich habe bereits 4 Jahre Erfahrung im Bereich Multitasking: Telefon, Besucher, Supervisor, Computer ... und helfe sogar einem Partner, wenn du Hilfe brauchst.
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Foto @ Monica Rodriguez
