Die Regeln der Etikette in der persönlichen Kommunikation sind unverzichtbar, sowohl in der Welt der Atome als auch in der der Bits. Und obwohl der Zweck der Kommunikation variiert werden kann, möchten wir alle, dass Sie uns verstehen, wenn wir etwas in irgendeiner Sprache sagen. Der Gebrauch der Sprache hat Grundregeln der Verwendung entsprechend dem Medium, das wir benutzen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass es nicht das Gleiche ist, Dinge durch Sprechen zu sagen, sondern durch Schreiben. Wir können nicht die gleichen Regeln verwenden, wenn verschiedene Arten von Schrift benötigt werden: eine Papiernachricht, eine E-Mail, ein Memo, ein Arbeitsbrief usw.
Denken Sie an eine imaginäre Situation, in der es nur möglich war, per Post zu kommunizieren und eine Antwort auf einen Brief zu erhalten, mindestens 15 Tage. Ich kann wetten, dass jeder mehr als zweimal denken würde, was er schreibt, weil ein Kommunikationsfehler mindestens 30 Tage der Angst kosten würde, um zu versuchen, es zu korrigieren. Es stimmt zwar, dass E-Mail uns vor einem solchen Szenario bewahrt hat, aber wir müssen auch die Regeln der Etikette ernst nehmen, wenn wir in dieses unmittelbare Medium der Kommunikation schreiben, zumindest wenn wir etwas im Austausch für unseren Akt der Kommunikation erhalten wollen. Deshalb präsentieren wir hier 10 essentielle Etikette-Regeln, um eine E-Mail zu schreiben.
Verwenden Sie keine Großbuchstaben
GoodLifeStudio Schreien war nie herzlich, egal in welchem Medium man es macht. In gesprochener Sprache hat es hohe soziale Kosten, es ist sehr verpönt. In einer E-Mail auch: Schreib keine Wörter in einer Nachricht auf persönlicher Basis. Nur in offiziellen Nachrichten (Memos, E-Mails für Arbeitszwecke), die die Informationshierarchie zur Erleichterung des Lesens verwenden möchten: Titel, Untertitel, informative Absätze, kann es eine Ausnahme geben.
Sei konkret
Der Vorteil, dass E-Mail ein unmittelbares Kommunikationsmittel ist, ist auch ein Nachteil, wenn wir Empfänger sind. Wenn Sie sich während des Schreibens an die Stelle des anderen setzen, werden Sie verstehen, dass das Lesen sehr langer Texte bedeuten kann, das Lesen einer anderen der vielen E-Mails zu stoppen, die gleichzeitig empfangen wurden. Dies ist Grund genug, dass jemand Ihre Sendung nicht liest.
Eine richtige Begrüßung
Messen Sie den Respekt der Person, die Sie schreiben, um die Art der Begrüßung auszuwählen, die Sie verwenden sollten. Beginnen Sie immer mit einer einfachen Begrüßung, und Sie können den Respekt schrittweise erhöhen, wenn Sie die Begrüßung um den Namen, Nachnamen oder Titel des Empfängers erweitern.
Beginnen Sie mit dem Titel
Denken Sie daran, dass E-Mails grundlegende Teile enthalten: Titel, Begrüßung, Nachrichtentext und Unterschrift. Alle Teile sind wichtig, aber derjenige, der zuerst den Empfänger erreicht und feststellen konnte, dass die E-Mail vollständig gelesen wurde oder nicht, ist der Titel. Verwenden Sie möglichst wenige Wörter, die den Inhalt aller E-Mails zusammenfassen. Es ist eine sehr gut erhaltene Aufmerksamkeit, dass Sie aus dem Titel genügend Informationen anbieten, so dass der andere das Niveau der Wichtigkeit Ihrer Nachricht erkennen und entscheiden kann, ob Sie es sofort lesen oder auf eine bessere Zeit warten können.
Nicht unnötigerweise erneut senden
Das Weiterleiten einer E-Mail an einen oder mehrere Empfänger ist sehr höflich, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Aber wenn sie Sie nicht fragen, ist es besser, nicht aufmerksam zu sein, weil Sie unnötige Ketten erzeugen können, die die INBOX des Empfängers sättigen.
Respektiere das Urheberrecht
Soweit möglich, versuchen Sie stets, dem zuzuordnen, was Ihnen nicht gehört, obwohl es gesellschaftlich akzeptiert ist, dass die E-Mail ein persönliches Kommunikationssystem ist. Es ist bekannt, dass keine per E-Mail versandte Information zu 100% privat ist. Eine persönliche Sendung kann zu einer Kette werden und es drohen schwere Strafen für diejenigen, die Originalmaterial ohne die entsprechenden Rechte verteilen (Copyright im Internet).
Versteckte Empfänger warnen
Die Verwendung versteckter Empfänger, insbesondere bei der Kommunikation in Arbeitsumgebungen, kann sehr unhöflich sein, wenn die Nachricht nur für eine Person bestimmt ist und zu Missverständnissen führen würde (weil der Empfänger immer gewarnt wird, wenn Empfänger in versteckter Kopie vorhanden sind). Wenn Sie eine Nachricht für Ihre beruflichen Aktivitäten schreiben, verwenden Sie den traditionellen Kopierbereich besser und versuchen Sie, die Akronymkopie (cc) unten mit den Namen der Personen einzufügen. Dies ist das gleiche Format, das im offiziellen physischen Briefpapier verwendet wird und Sie wie eine ernsthafte Person aussehen lässt, die nichts zu verbergen hat.
Verwenden Sie Interpunktions- und Rechtschreibregeln
Tun Sie es mit der notwendigen Aufmerksamkeit auf die Sprache, in der Sie schreiben. Es ist ein Symbol des Respekts für die Person, die Ihre Professionalität empfängt und zeigt. Nur für den Fall, dass Sie aus technischen Gründen die Akzentbuchstabe nicht verwenden können, erwähnen Sie in der E-Mail mit einer Beschriftung: "Diese E-Mail wurde absichtlich aus Gründen der Kommunikationstechniken ohne Akzente geschrieben."
Die offizielle Unterschrift
Wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail verwenden, ist es wichtig, dass Sie das Benutzerhandbuch des Unternehmens lesen. Es ist wichtig, dass Sie beispielsweise die Unterschriften der Absichtserklärung verwenden, in denen Sicherheitsfragen oder Verantwortungsstufen der gesendeten Nachrichten angegeben sind. Auf die gleiche Weise geben Firmen oft das Identitätshandbuch an, das beim Schreiben einer E-Mail von Ihrem Arbeitskonto befolgt werden sollte.
Ich entwerfe nicht
Wir sprechen nicht von einer ästhetischen Regel, aber praktische Designs auf den Text Ihrer E-Mails hinzugefügt (animierte gif, Grafiken in HTML-Format) können einige Ihrer Empfänger verursachen können die E-Mail nicht lesen, weil nicht jeder verschlüsselte Nachrichten zugreifen können mit HTML.
